হিসাবের সফটওয়্যার চালাতে কেমন অভিজ্ঞতার লোক লাগবে
হিসাবের সফটওয়্যার চালানোর জন্য কম্পিউটারে পড়াশোনা করা লোক লাগে না। সবচেয়ে কম যা লাগে তা হলো — এক মাস কম্পিউটারে টাইপ করার অভ্যাস, বাংলা আর ইংরেজি পড়ে বোঝার ক্ষমতা, পণ্যের নাম ইংরেজিতে লিখতে পারা, আর একটা সাধারণ ক্যালকুলেটর চালাতে জানা। এর বেশি যা কিছু, সেটা আপনার ব্যবসা কতটা জটিল তার ওপর নির্ভর করে। নিচে চারটা স্তরে ভাগ করে বলা আছে কোন স্তরের লোক কী কাজ করতে পারবেন, কী পারবেন না, আর নিয়োগের সময় কী কী দেখে নেবেন।
স্তর ১ — সবচেয়ে কম যা লাগে
এই স্তরের একজন মানুষ বিক্রি আর পারচেজ এন্ট্রি করতে পারবেন, চালান ছাপাতে পারবেন, কাস্টমারের বাকি দেখতে পারবেন। যা লাগবে:
- কমপক্ষে এক মাস কম্পিউটারে টাইপ করার অভিজ্ঞতা। খুব দ্রুত টাইপ করার দরকার নেই, কিন্তু কি-বোর্ডের দিকে তাকিয়ে প্রতিটা অক্ষর খুঁজতে হলে দিনের কাজ শেষ হবে না।
- বাংলা ও ইংরেজি পড়ে বোঝার ক্ষমতা।
- পণ্যের নাম ইংরেজিতে লিখতে পারা। পণ্যের তালিকা ইংরেজিতে থাকে, তাই এটা বাদ দেওয়া যায় না।
- সাধারণ ব্যবসায়িক ক্যালকুলেটর চালাতে জানা।
যা পারবেন না: মাস শেষের হিসাব মেলানো, ভুল ধরা, বা কোনো সংখ্যা কেন ভুল দেখাচ্ছে সেটা বের করা। এই স্তরের লোক এন্ট্রি করেন, হিসাব বোঝেন না — এবং সেটাই স্বাভাবিক।
স্তর ২ — একটু বেশি
- আগে ছয় মাস এক্সেল বা এই ধরনের কোনো সফটওয়্যার ব্যবহার করেছেন।
- ব্যাংকিং সংক্রান্ত কাজে সাহায্য করতে পারেন — জমা, চেক, স্টেটমেন্ট মেলানো।
- এসএসসি পাস।
পার্থক্যটা কোথায়: এক্সেলে যিনি কাজ করেছেন, তিনি সারি-কলামের ধারণা নিয়ে আসেন। তাঁকে শেখাতে হয় কোন মেনুতে কী আছে, কিন্তু "একটা এন্ট্রি কেন আরেকটা সংখ্যাকে বদলে দিল" — এটা তাঁকে বোঝাতে হয় না। প্রশিক্ষণের সময় প্রায় অর্ধেক হয়ে যায়।
স্তর ৩ — হিসাব বোঝেন এমন কেউ
- এক্সেল ভালো জানেন।
- হিসাবের সফটওয়্যার আগে ব্যবহার করেছেন — ক্যালভেন্টরি তিন মাস, বা একই ধরনের অন্য কিছু এক বছর।
- দেনা-পাওনা, কাস্টমার ব্যবস্থাপনা আর স্টক ব্যবস্থাপনা বোঝেন।
পার্থক্যটা কোথায়: এই স্তরে এসে মানুষটা ভুল ধরতে শুরু করেন। স্টকে ঋণাত্মক সংখ্যা দেখলে তিনি বুঝতে পারেন কোথাও একটা পারচেজ তোলা হয়নি, এবং নিজে থেকেই খুঁজতে যান। আগের দুই স্তরের লোক ভুলটা দেখেন, কিন্তু ভুল বলে চিনতে পারেন না।
মাঝারি বা বড় ব্যবসায় এটাই ন্যূনতম স্তর হওয়া উচিত।
স্তর ৪ — আপনার অনুপস্থিতিতে চালাতে পারেন
- হিসাবরক্ষণের কাজের অভিজ্ঞতা আছে।
- বছর শেষের আর ত্রৈমাসিক রিপোর্ট নিজে তৈরি করতে পারেন।
- আপনি না থাকলে দায়িত্ব নিতে পারেন।
- আমদানি করলে এলসি সংক্রান্ত কাজের অভিজ্ঞতা থাকলে বাড়তি সুবিধা।
- ম্যানেজারের দায়িত্ব পালন করতে পারেন।
এই মানুষটা আসলে অপারেটর নন, তিনি আপনার হিসাব বিভাগ। একজন থাকলে আপনি ব্যবসার বাইরে সময় দিতে পারেন — এবং বেশিরভাগ ব্যবসায়ীর জন্য এটাই সফটওয়্যার নেওয়ার আসল কারণ।
বেতন কত দেবেন
এই লেখায় আমরা কোনো বেতনের অঙ্ক লিখছি না, ইচ্ছে করেই। এলাকা, ব্যবসার আকার, কাজের চাপ আর বছর — এই চারটার ওপর অঙ্কটা এতটাই বদলায় যে একটা সংখ্যা লিখে দিলে সেটা কারও না কারও জন্য ভুল হবে, এবং লেখাটা ছয় মাসে পুরনো হয়ে যাবে।
যেটা বলা যায় সেটা হলো ক্রমটা: স্তর ২ স্তর ১-এর চেয়ে স্পষ্ট বেশি, স্তর ৩ আরও বেশি, আর স্তর ৪ অন্য হিসাব। আপনার এলাকায় এই স্তরগুলোর চলতি বেতন কত সেটা দুই-তিনজন পরিচিত ব্যবসায়ীকে জিজ্ঞেস করলেই জানা যায়, এবং সেটাই সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য তথ্য।
একটা কথা তবু বলে রাখি — স্তর ১-এর লোক দিয়ে স্তর ৩-এর কাজ করানোর চেষ্টা সবচেয়ে ব্যয়বহুল। বেতনে যা বাঁচে, ভুল হিসাবে তার চেয়ে বেশি যায়।
নিয়োগের সময় যা দেখবেন
এক্সেল জানা থাকলে অগ্রাধিকার দিন। যিনি এক্সেল চালিয়েছেন তিনি সফটওয়্যার দ্রুত শেখেন — এটা আমরা বহু গ্রাহকের ক্ষেত্রে দেখেছি।
বুদ্ধিমত্তার চেয়ে নির্ভরযোগ্যতা। এই কাজে দিনে তিনশোবার একই ধরনের এন্ট্রি করতে হয়। যিনি ধৈর্য ধরে একই কাজ ঠিকভাবে করতে পারেন, তিনি খুব চটপটে কিন্তু অমনোযোগী কারও চেয়ে অনেক ভালো।
পরিবার বা ঘনিষ্ঠ বন্ধুকে এই পদে না রাখাই ভালো। কারণটা আবেগের নয়, ব্যবহারিক — এই পদে ভুল ধরিয়ে দিতে হয়, জবাব চাইতে হয়, আর দরকার হলে সরিয়ে দিতে হয়। সম্পর্ক থাকলে এই তিনটাই কঠিন হয়ে পড়ে, এবং তখন হিসাবের ভুলটাই টিকে যায়।
কাগজপত্র নিয়ে রাখুন। পাসপোর্ট সাইজ ছবি, NID-র কপি, আর শিক্ষাগত সার্টিফিকেট — মূল কপি দেখে নিন এবং সত্যায়িত ফটোকপি নিজের কাছে রাখুন। নিয়োগপত্র প্রতিষ্ঠানের প্যাডে লিখে দিন, দুই কপি করে, দুই পক্ষের সই সহ। এটা কর্মচারীর প্রতি ন্যায্যতা এবং পরে ঝামেলা হলে আপনার সুরক্ষা — দুটোই।
প্রশিক্ষণে যে ভুলটা সবাই করেন
নতুন লোককে এক সপ্তাহ শিখিয়ে ছেড়ে দেওয়া হয়। তারপর তিন মাস পর দেখা যায় হিসাব মিলছে না, আর ততদিনে ভুল এন্ট্রিগুলো এত জমেছে যে ঠিক করাই বড় কাজ।
কমপক্ষে এক মাস সময় দিন। প্রথম দুই সপ্তাহ তাঁর কাজ প্রতিদিন শেষে একবার দেখুন। ভুল পেলে ধরিয়ে দিন — বকা নয়, দেখিয়ে দিন কেন এটা ভুল।
গতি নয়, নির্ভুলতা। নতুন অপারেটরকে বলুন ধীরে করতে। দ্রুত ভুল এন্ট্রির চেয়ে ধীর সঠিক এন্ট্রি সবসময় ভালো — কারণ ভুল এন্ট্রি খুঁজে বের করে ঠিক করতে যে সময় লাগে, সেটা প্রথমবার ধীরে করার সময়ের অনেক গুণ।
প্রথম মাসে বড় কাজ দেবেন না। ওপেনিং স্টক তোলা বা পুরনো বাকির হিসাব তোলার মতো কাজ নতুন লোককে দেবেন না। ওগুলো একবার ভুল হলে পরের সব হিসাব ভুল হয়ে থাকে।
সংক্ষেপে
এক মাসের টাইপিং অভিজ্ঞতা আর বাংলা-ইংরেজি পড়তে পারা — এটুকুতেই শুরু করা যায়। এক্সেল জানা থাকলে প্রশিক্ষণের সময় অর্ধেক। হিসাব বোঝেন এমন কাউকে পেলে তিনি ভুল ধরতেও পারবেন। আর কাউকে এক মাস সময় না দিলে যত অভিজ্ঞই হোন, প্রথম তিন মাসের হিসাব ঠিক থাকবে না।
আমাদের সফটওয়্যার ক্যালভেন্টরি পুরোটাই বাংলায়, এবং নতুন অপারেটরের প্রশিক্ষণ আমরাই দিই — সেটা সেটআপের অংশ, আলাদা কিছু নয়। কর্মচারী বদলালে নতুন জনকেও আমরা শিখিয়ে দিই। কেমন কম্পিউটার আর ইন্টারনেট লাগবে সেটা আমাদের ব্লগে আলাদা লেখা আছে।
কেমন লোক খুঁজবেন সেটা নিয়ে কথা বলতে চাইলে 01717238363 নম্বরে ফোন করুন, অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে দেওয়া আছে।