সফটওয়্যার কেনার আগে যে তিনটি প্রশ্ন করবেন
সফটওয়্যার কেনার সময় বেশিরভাগ আলোচনা হয় দাম আর ফিচার নিয়ে। কিন্তু দুই বছর পর যে তিনটা জিনিস আসলে গুরুত্বপূর্ণ হয়ে দাঁড়ায় সেগুলো হলো — সমস্যা হলে কে ধরবে, তথ্য হারালে ফেরত পাওয়া যাবে কি না, আর সম্পর্ক শেষ হলে তথ্যটা কার থাকে। এই তিনটা প্রশ্ন কেনার আগে করলে উত্তর পাওয়া যায়; পরে করলে উত্তরটা যা-ই হোক, মেনে নেওয়া ছাড়া উপায় থাকে না। নিচে আমরা এই তিনটার উত্তর কী দিই, আর যে কোনো সফটওয়্যার কোম্পানির কাছ থেকে কী শুনতে চাওয়া উচিত, সেটা বলা আছে।
প্রশ্ন ১ — সমস্যা হলে কে ধরবে, আর কীভাবে
সফটওয়্যারের সমস্যা সাধারণত সবচেয়ে ব্যস্ত সময়ে হয়। তখন "টিকেট করুন, ২৪ ঘণ্টার মধ্যে জানানো হবে" শুনলে ব্যবসার কোনো উপকার হয় না।
আমরা তিনভাবে সাপোর্ট দিই, এবং কোনটা লাগবে সেটা সমস্যার ধরন অনুযায়ী ঠিক হয়।
সরাসরি লোকেশনে গিয়ে। ঢাকার ভেতরে প্রথম সেটআপ, নতুন কর্মচারীর প্রশিক্ষণ, বা এমন কোনো সমস্যা যেটা দেখা না গেলে বোঝা যায় না — এসবের জন্য আমরা আপনার দোকানে বা অফিসে যাই।
ফোন বা WhatsApp-এ। দৈনন্দিন প্রশ্নের জন্য এটাই সবচেয়ে দ্রুত। "এই এন্ট্রিটা কোথায় করব" জাতীয় প্রশ্নের উত্তর দুই মিনিটে হয়ে যায়, তার জন্য কারও আসার দরকার নেই।
রিমোট সফটওয়্যার দিয়ে। UltraViewer বা AnyDesk দিয়ে আমরা আপনার কম্পিউটারের পর্দা দেখতে পারি এবং দরকার হলে নিজেরা করে দেখিয়ে দিতে পারি। ঢাকার বাইরের গ্রাহকদের প্রায় সব সমস্যা এভাবেই মেটে — শুধু প্রথম ইনস্টলেশনটা ছাড়া।
তবে কীভাবে সাপোর্ট আসে তার চেয়ে বড় প্রশ্ন হলো কার কাছ থেকে আসে। আমাদের ক্ষেত্রে যাঁরা সফটওয়্যারটা লিখেছেন, সাপোর্ট তাঁরাই দেন। কোনো কল সেন্টার নেই, কোনো রিসেলার নেই, প্রথম ধাপে বসে থাকা কেউ নেই যিনি শুধু বার্তা নিয়ে রাখেন।
পার্থক্যটা এখানে: একজন সাপোর্ট এজেন্ট বলতে পারেন কোন বোতামে চাপ দিতে হবে, কিন্তু একটা ব্যালেন্স কেন ভুল দেখাচ্ছে সেটা বলতে পারেন না। আর যখন উত্তরটা হয় "সফটওয়্যারটাই ভুল করছে", তখন আমরা সেটা ঠিক করতে পারি — এবং সেই সংশোধন আমাদের সব গ্রাহকের কাছে পৌঁছে যায়।
কেনার আগে যা জিজ্ঞেস করবেন: সমস্যা হলে ঠিক কার নম্বরে ফোন করব, তিনি কি এই সফটওয়্যারটা বানিয়েছেন, আর ছুটির দিনে বা সন্ধ্যার পর কী হয়?
প্রশ্ন ২ — ব্যাকআপ কে নেয়, আর কতবার
খাতা-কলমের যুগে তথ্য হারানোর মানে ছিল আগুন বা পানি। কম্পিউটারের যুগে এটা অনেক সহজ — হার্ডডিস্ক নষ্ট হয়, কম্পিউটার চুরি যায়, ভাইরাস আসে, আর কর্মচারী ভুল করে মুছে ফেলে।
অনেক ব্যবসায়ী সফটওয়্যার নেন এমন শর্তে যে ব্যাকআপ তিনি নিজে নেবেন। বাস্তবে সেটা প্রথম মাসে হয়, তৃতীয় মাসে অনিয়মিত হয়, আর যেদিন লাগে সেদিন দেখা যায় শেষ ব্যাকআপ সাত মাস আগের।
আমাদের এখানে ব্যাকআপ আপনার দায়িত্ব নয়। আপনার তথ্য আপনার দোকানের কম্পিউটারে নয়, আমাদের সার্ভারে থাকে, এবং সেখানে ব্যাকআপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়। ফলে দোকানের কম্পিউটার নষ্ট হলে বা চুরি গেলেও তথ্য যায় না — নতুন কম্পিউটারে লগইন করলেই সব আগের মতো।
এর সঙ্গে একটা বাড়তি সুবিধা আছে যেটা অনেকে খেয়াল করেন না: তথ্য যেহেতু এক জায়গায় থাকে, দোকানের কাউন্টার, গুদামের ল্যাপটপ আর মালিকের ফোন — তিন জায়গায় একই সংখ্যা দেখা যায়। আলাদা কম্পিউটারে আলাদা হিসাব রাখার ঝামেলাটাই থাকে না।
কেনার আগে যা জিজ্ঞেস করবেন: ব্যাকআপ কে নেয় — আমি না আপনি? কম্পিউটার নষ্ট হলে আমার কত দিনের তথ্য যাবে? আর ফেরত পেতে কত সময় লাগে?
প্রশ্ন ৩ — তথ্যটা আসলে কার
এই প্রশ্নটা সবচেয়ে কম করা হয় এবং সবচেয়ে দামি।
আমাদের অবস্থান পরিষ্কার, এবং এটা কোনো অনুগ্রহ নয় — এটাই স্বাভাবিক হওয়া উচিত।
মালিকানা আপনার। আপনার প্রতিষ্ঠানে যত তথ্য ঢোকানো হয়েছে, সেটার মালিক আপনি। আপনি চাইলে তথ্য দিতে আমরা বাধ্য, এবং এর জন্য কোনো কারণ দেখাতে হবে না।
মোছা বা বদলানো আপনার নির্দেশে। আপনার নির্দেশ ছাড়া কোনো তথ্য মুছে ফেলা হয় না। তথ্য পরিবর্তনের অধিকার শুধু আপনার আর যাঁদের আপনি অনুমতি দিয়েছেন তাঁদের।
বেরিয়ে যাওয়ার পথ খোলা। কোনো দিন যদি ক্যালভেন্টরি ব্যবহার বন্ধ করতে চান, রিপোর্টগুলো Excel বা PDF আকারে নামিয়ে নিতে পারবেন। তথ্য এমন কোনো গোপন ফরম্যাটে রাখা হয় না যার একমাত্র উদ্দেশ্য বেরিয়ে যাওয়া কঠিন করা। চাইলে আমাদের সার্ভার থেকে আপনার সব তথ্য সম্পূর্ণ মুছে ফেলার নির্দেশও দিতে পারেন।
বেরিয়ে যেতে পারার এই সুযোগটাই একজন সফটওয়্যার সরবরাহকারীকে সৎ রাখে — আমরাও এর বাইরে নই। যে কোম্পানি আপনাকে আটকে রাখার ব্যবস্থা করে রেখেছে, তার আর ভালো সেবা দেওয়ার তাগিদ থাকে না।
গোপনীয়তা। আপনার তথ্য দেখা আমাদের কাজ নয়, এবং সেটা আমরা করি না। সাপোর্টের সময় যদি কিছু দেখানোর দরকার হয়, আপনি দেখাবেন — কতটুকু দেখাবেন সেটাও আপনার সিদ্ধান্ত। কিছু দেখাতেই হবে, এমন কোনো বাধ্যবাধকতা নেই।
কেনার আগে যা জিজ্ঞেস করবেন: চুক্তি শেষ হলে আমার তথ্য কীভাবে পাব, কোন ফরম্যাটে পাব, আর সেটার জন্য আলাদা টাকা লাগবে কি না? উত্তরটা লিখিতভাবে চাইতে দ্বিধা করবেন না।
এই তিনটাই কেন একসঙ্গে
তিনটা প্রশ্ন আলাদা মনে হলেও একটাই জিনিস মাপে — সফটওয়্যার কোম্পানিটা আপনার সঙ্গে কীভাবে আচরণ করবে যখন তাদের আর কিছু বিক্রি করার নেই।
বিক্রির আগে সবাই ভালো ব্যবহার করে। পার্থক্যটা বোঝা যায় দুই বছর পরে — যেদিন একটা সমস্যা হয়, বা যেদিন আপনি চলে যেতে চান।
সংক্ষেপে
সাপোর্ট আসে যাঁরা সফটওয়্যারটা লিখেছেন তাঁদের কাছ থেকে — সরাসরি গিয়ে, ফোন বা WhatsApp-এ, আর রিমোট সফটওয়্যার দিয়ে। ব্যাকআপ আপনার দায়িত্ব নয়, সেটা সার্ভারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়। আর তথ্যের মালিক আপনি — চাইলে নামিয়ে নিতে পারেন, চাইলে মুছে দিতে বলতে পারেন।
আমাদের সফটওয়্যার ক্যালভেন্টরি এবং আমরা যা কিছু বানাই, সবকিছুর সাপোর্ট আমরা নিজেরাই দিই — ১৩০-এর বেশি ব্যবসা এই ব্যবস্থাতেই চলছে। অন্য প্রশ্নগুলোর উত্তর আমাদের ব্লগে খুঁজে দেখতে পারেন।
আপনার এখনকার ব্যবস্থায় এই তিনটার উত্তর কী, সেটা নিয়ে কথা বলতে চাইলে 01717238363 নম্বরে ফোন করুন, অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। আরও সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে দেওয়া আছে।