Blog

না, রাখতে হবে না। বিক্রি চালু রেখেও পুরো স্টক নির্ভুলভাবে গণনা করা যায় — শর্ত একটাই, গণনা করা মাল আর গণনা না-করা মালকে দুই ভাগে আলাদা রাখতে হবে, এবং কোন মাল কখন গণনা হলো সেটা লিখে রাখতে হবে। বড় গুদামে গণনা শেষ হতে তিন-চার দিন লাগে; ততদিন দোকান বন্ধ রাখার ক্ষতি স্টকের ভুলের চেয়ে অনেক বেশি। নিচে কীভাবে চালু দোকানে গণনা করবেন, কাকে কী দায়িত্ব দেবেন, আর কোন ভুলগুলোতে পুরো গণনা ভেস্তে যায় — সব ধরে ধরে বলা আছে।

কেন বিক্রি বন্ধ রাখাটাই সবচেয়ে দামি সমাধান

দোকান বন্ধ রেখে গণনা করলে হিসাব সহজ হয়, এটা সত্যি। কিন্তু খরচটা দাঁড়ায় তিন জায়গায়। বিক্রি বন্ধ থাকা দিনগুলোর লাভ যায়। যে কাস্টমার এসে ফিরে গেলেন তিনি প্রতিযোগীর কাছ থেকে নিয়ে নেন, এবং অনেক সময় সেখানেই থেকে যান। আর কর্মচারীদের বেতন তো বন্ধ থাকে না।

এই কারণেই বেশিরভাগ ব্যবসায়ী গণনাটাই পিছিয়ে দেন — এই মাসে না, সামনের মাসে। ফলে বছরের পর বছর স্টকের খাতা আর গুদামের বাস্তবতার মধ্যে ফারাক বাড়তেই থাকে, আর একদিন এমন হয় যে খাতার হিসাব দিয়ে কিছুই বলা যায় না।

চালু দোকানে গণনা করলে গণনাটা দুই দিন বেশি সময় নেয়। কিন্তু সেটা একবারই, আর তারপর হিসাব ঠিক থাকে।

মূল নীতিটা একটাই

পুরো ব্যাপারটা একটা সহজ নিয়মে দাঁড়ায়, এবং এটা বুঝে গেলে বাকিটা এমনিতেই মিলে যায়:

একটি পণ্য গণনা হয়ে যাওয়ার আগ পর্যন্ত তার বিক্রি সফটওয়্যারে তোলা যাবে না। গণনা হয়ে যাওয়ার পর প্রতিটি বিক্রি সঙ্গে সঙ্গে তুলতে হবে।

কারণটা বোঝা দরকার, নইলে কর্মচারী নিয়মটা ভাঙবে। আপনি যখন কোনো মাল গুনলেন, তখন যে সংখ্যাটা পেলেন সেটার মধ্যে আগের সব বিক্রি এমনিতেই বাদ পড়ে গেছে — মালটা তো আর তাকে নেই। কাজেই ওই সংখ্যাটাই ওই পণ্যের ওপেনিং স্টক। এখন গণনার আগের বিক্রিগুলো যদি আবার সফটওয়্যারে তুলে বাদ দেন, একই বিক্রি দুইবার বাদ যাবে।

উল্টোটাও তেমনই। গণনার পর যে মালটা বিক্রি হলো, সেটা তো গুনে ফেলা সংখ্যার মধ্যে ধরা আছে। ওটা সফটওয়্যারে না তুললে স্টক বাড়তি দেখাবে।

১. একজন স্টোর ম্যানেজার ঠিক করুন

গণনার সময় গুদামের একজন মালিক থাকতে হবে — একজন, দুইজন নয়।

তাঁর কাজ তিনটি। প্রথমত, পণ্য চেনা। একই কোম্পানির দুই গ্রেডের রড, বা একই রঙের দুই সাইজের পাইপ আলাদা করতে না পারলে গণনার সংখ্যা ঠিক হবে না — এবং এই ভুলটা পরে ধরা পড়ে না, কারণ মোট সংখ্যা ঠিকই থাকে।

দ্বিতীয়ত, দরজা পাহারা। গণনা চলাকালীন তাঁর লিখিত অনুমতি ছাড়া কোনো মাল গুদামে ঢুকবে না, বেরোবেও না। মুখের কথায় নয় — কাগজে। গণনার তিন দিনে "একটু নিয়ে গেছিলাম, বলে যাইনি" একবার হলেই ওই আইটেমের গণনা বাতিল।

তৃতীয়ত, বুঝিয়ে দেওয়া। গণনা শেষে সংখ্যাটা তাঁর হাত দিয়ে যাবে, এবং সেটার দায়ও তাঁর।

২. একজন অপারেটর ঠিক করুন

গণনা যিনি করছেন আর সফটওয়্যারে যিনি তুলছেন — দুইজন আলাদা মানুষ হওয়া ভালো। একজন গুনে বলবেন, আরেকজন তুলবেন। এতে গতি বাড়ে, আর একজনের ভুল আরেকজনের চোখে পড়ে।

অপারেটরের জন্য ইন্টারনেটসহ একটা ল্যাপটপ গুদামেই রাখুন। তাক থেকে কাগজে লিখে এনে পরে টাইপ করলে দুই ধাপে ভুল হওয়ার সুযোগ তৈরি হয়, আর কাগজ হারায়। কেমন কম্পিউটার আর কেমন ইন্টারনেট লাগবে সেটা আমাদের ব্লগে আলাদা করে লেখা আছে।

৩. গণনা চলাকালীন বিক্রি সামলাবেন যেভাবে

এটাই আসল কাজ, এবং এটুকু ঠিকমতো করলে বাকিটা সহজ।

যে পণ্যের গণনা শেষ — সফটওয়্যারে ওপেনিং স্টক বসিয়ে দিন। ওই মুহূর্ত থেকে ওই পণ্যের প্রতিটি বিক্রি স্বাভাবিক নিয়মে সফটওয়্যারে তুলুন। এই পণ্যগুলোর হিসাব এখন থেকে চালু।

যে পণ্যের গণনা এখনো হয়নি — বিক্রি করুন, আটকাবেন না। কিন্তু বিক্রিটা সফটওয়্যারে তুলবেন না। একটা আলাদা রেজিস্টারে বা স্লিপে লিখে রাখুন: তারিখ, পণ্যের নাম, পরিমাণ, কাকে দিলেন। স্লিপগুলো অপারেটরের কাছে জমা থাকবে।

ওই পণ্যের গণনা যেদিন হবে — আগে গুনুন, ওপেনিং স্টক বসান, তারপর জমে থাকা স্লিপগুলো একে একে সফটওয়্যারে তুলুন। ক্রম উল্টে গেলে হিসাব মিলবে না।

কাস্টমারকে দেওয়া চালান বা মেমো কিন্তু বন্ধ থাকবে না — সেটা আগের মতোই যাবে। শুধু স্টক থেকে বাদ দেওয়ার কাজটা পিছিয়ে থাকবে, আর সেটা কাস্টমারের চোখে পড়ার কথাও নয়।

গণনার সময় নতুন মাল এলে

গণনার মধ্যে নতুন পারচেজ এলে সেটা আলাদা জায়গায় রাখুন এবং গায়ে লিখে দিন কোন তারিখে এসেছে। যে পণ্যের গণনা আগেই শেষ হয়ে গেছে, তার নতুন চালান সফটওয়্যারে তুলে দিন — হিসাব চালু আছে, কোনো সমস্যা নেই।

যে পণ্যের গণনা হয়নি, তার নতুন মাল পুরনো মালের সঙ্গে মেশাবেন না। মিশে গেলে গণনার সময় বোঝা যাবে না কোনটা ওপেনিং আর কোনটা নতুন কেনা, আর দুটোই ওপেনিং স্টকে ঢুকে যাবে।

সবচেয়ে ভালো হয় গণনার কয়েকটা দিন বড় পারচেজ না করা। ছোট চালান সামলানো যায়, কিন্তু গণনার মাঝখানে ট্রাকভর্তি মাল নামলে ওই দিনের কাজ নষ্ট।

কোথা থেকে শুরু করবেন

গুদাম আগে, দোকান পরে। গুদামের মাল নড়াচড়া কম করে, তাই সংখ্যাটা স্থির থাকে। দোকানের সামনের তাক সারাদিন বদলায়, ওটা শেষে করাই সহজ।

একই পণ্য দুইয়ের বেশি জায়গায় রাখবেন না। এটা গণনার নিয়ম নয়, সারাবছরের নিয়ম — তিন জায়গায় ছড়ানো মালের সঠিক সংখ্যা কেউ বলতে পারে না। গণনার আগে যদি একটু গুছিয়ে নিতে পারেন, গণনার সময় অর্ধেকে নেমে আসবে।

যে আইটেমে টাকা বেশি, সেটা আগে গুনুন। দামি অল্প কিছু আইটেমেই সাধারণত মোট স্টকের বড় অংশ আটকে থাকে। ওগুলোর হিসাব আগে ঠিক হয়ে গেলে বড় ঝুঁকিটা কেটে যায়।

যে ভুলগুলোতে পুরো গণনা ভেস্তে যায়

গণনার মাঝপথে ওপেনিং স্টক বসানো। আধা গোনা অবস্থায় সংখ্যা বসিয়ে দিলে বাকি অর্ধেক পাওয়ার পর সেটা ঠিক করতে হয়, আর ততক্ষণে ওই পণ্যের বিক্রি শুরু হয়ে গেছে।

অদক্ষ লোক দিয়ে গণনা। যে ছেলেটি মালের নামই জানে না, সে যা গুনবে তা মেলানোর কোনো উপায় নেই। গণনার দিনগুলোতে অভিজ্ঞ কর্মচারীকে অন্য কাজ থেকে সরিয়ে রাখুন।

স্লিপ না লেখা। "মনে আছে, পরে তুলে দেব" — এই এক বাক্যে সবচেয়ে বেশি গণনা নষ্ট হয়েছে। তিন দিনের বিক্রি কেউ মনে রাখতে পারে না।

একসঙ্গে সব শেষ করার তাড়া। ভুল সংখ্যা তোলার চেয়ে ধীরে গোনা ভালো। ভুল ওপেনিং স্টক পরের ছয় মাসের প্রতিটি রিপোর্টকে ভুল বানিয়ে রাখবে।

সংক্ষেপে

বিক্রি বন্ধ রাখার দরকার নেই। একজন স্টোর ম্যানেজার ঠিক করুন যিনি পণ্য চেনেন এবং দরজা সামলান, একজন অপারেটর রাখুন যিনি সঙ্গে সঙ্গে তোলেন, গুদাম দিয়ে শুরু করুন, আর গণনা না-হওয়া পণ্যের বিক্রি স্লিপে লিখে রেখে ওই পণ্যের গণনার পরে তুলুন।

আমাদের সফটওয়্যার ক্যালভেন্টরি-তে ওপেনিং স্টক পণ্য ধরে ধরে বসানো যায়, তাই পুরো গুদামের গণনা শেষ হওয়ার অপেক্ষা করতে হয় না — যেটার গণনা শেষ, সেটার হিসাব সেদিন থেকেই চালু। গণনার পর স্টক আর বিক্রির মিল দেখার রিপোর্টও আছে, যেটা দিয়ে কোন আইটেমে গরমিল থেকে গেল সেটা ধরা যায়।

আপনার গুদামের গণনা কীভাবে করবেন সেটা নিয়ে কথা বলতে চাইলে 01717238363 নম্বরে ফোন করুন, অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। সফটওয়্যার নিয়ে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে দেওয়া আছে।