Blog

খাতায় হিসাব রাখা ভুল পদ্ধতি নয়। বহু ব্যবসা বছরের পর বছর এভাবেই চলেছে এবং ভালোই চলেছে। কিন্তু ব্যবসা একটা আকারের পর গেলে খাতা ছয় জায়গায় আটকে যায় — স্টক, নগদ, বাকি পাওনা, লেখার ভুল, একাধিক মালিকের হিসাব, আর আপনার নিজের সময়। এই ছয়টার একটাও যদি আপনার পরিচিত মনে হয়, তাহলে সমস্যাটা আপনার অমনোযোগ নয়, পদ্ধতির সীমা। নিচে প্রতিটা সমস্যা কেন হয়, আর হিসাব এক জায়গায় আনলে কী বদলায় — সেটা বলা আছে।

১. স্টকের সংখ্যা আর গুদামের বাস্তবতা মেলে না

লক্ষণটা চেনা: কাস্টমার একটা মাল চাইলেন, খাতা বলছে আছে, গুদামে গিয়ে দেখা গেল নেই। অথবা উল্টোটা — যে মাল শেষ ভেবে অর্ডার দিয়েছেন, সেটা তিন বস্তা পেছনে পড়ে ছিল।

কারণটা লেখার অবহেলা নয়। খাতায় স্টক রাখতে হলে প্রতিটা বিক্রি আর প্রতিটা পারচেজ হাতে বাদ-যোগ করতে হয়, এবং দিনে দুইশো লেনদেনে সেটা কেউ করে না। ফলে খাতায় থাকে বিক্রির তালিকা, আর স্টকের সংখ্যা থাকে মাথায়।

হিসাব এক জায়গায় থাকলে প্রতিটা বিক্রি নিজে থেকেই স্টক কমায়, প্রতিটা পারচেজ বাড়ায়। কোন মাল কতটুকু আছে সেটা দেখতে গুদামে যেতে হয় না। মাল এদিক-ওদিক হয়ে যাওয়ার সুযোগও কমে — কারণ কাগজে যা লেখা তার সঙ্গে গুদামে যা আছে, দুটোর মিল সপ্তাহে একবার মিলিয়ে দেখা যায়।

২. দিনশেষে ক্যাশ মেলে না

ড্রয়ারের টাকা আর খাতার হিসাব দিনের শেষে মেলে না — কখনো দুইশো টাকা কম, কখনো পাঁচশো বেশি। কেউ চুরি করেনি, কিন্তু কোথায় গরমিল সেটাও বের করা যাচ্ছে না।

এর কারণ প্রায় সবসময় একটাই: কিছু লেনদেন লেখাই হয়নি। বাকিতে দেওয়া মালের কিছু টাকা নগদ এসেছে আর কেউ লেখেনি, বা দোকানের খরচ ড্রয়ার থেকে গেছে আর স্লিপ পড়েনি।

লেনদেন যদি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে তোলা হয়, দিনশেষে মেলানোটা এক মিনিটের কাজ। আর যেদিন মিলবে না, সেদিন কোন সময়ে গরমিল শুরু হলো সেটা দেখা যাবে — গোটা দিন হাতড়াতে হবে না।

৩. বাকি পাওনা নিয়ে কথা কাটাকাটি

পাইকারি ব্যবসার সবচেয়ে বড় সমস্যা এটাই। কাস্টমার বলছেন তিনি পঞ্চাশ হাজার দিয়েছেন, আপনার খাতা বলছে চল্লিশ। দুইজনই সৎ, দুইজনই নিশ্চিত, আর কারও কাছেই প্রমাণ নেই।

খাতায় বাকি রাখার সমস্যা হলো একই কাস্টমারের লেনদেন ছড়িয়ে থাকে — কিছু বিক্রির খাতায়, কিছু আদায়ের খাতায়, কিছু আপনার পকেট ডায়েরিতে। কারও পুরো হিসাব এক পাতায় দেখা যায় না, তাই তর্ক হলে মেলানোর কোনো উপায় থাকে না।

এক জায়গায় থাকলে যেকোনো কাস্টমারের পুরো লেনদেন একটা পাতায় আসে — কবে কী নিয়েছেন, কবে কত দিয়েছেন, এখন কত বাকি। কাস্টমারকে ওই পাতাটা দেখিয়ে দিলে তর্ক সেখানেই শেষ হয়। আর যেটা কম আলোচিত কিন্তু বড় — কার টাকা কতদিন ধরে আটকে আছে সেটা দেখে আদায়ে নামা যায়, শুধু যিনি ফোন করেন তাঁর কাছ থেকে নয়।

৪. হাতের লেখার ভুল

খাতায় লিখতে গিয়ে ভুল হয়, এবং ভুলগুলো নিরীহ দেখায়। একটা শূন্য বেশি বা কম। "১" আর "৭" পড়তে ভুল। একই কাস্টমারের নাম তিন খাতায় তিন বানানে — যিনি লিখেছেন তিনি জানেন এরা একই লোক, কিন্তু হিসাব মেলানোর সময় তিনজন হয়ে যায়।

এই ভুলগুলোর বৈশিষ্ট্য হলো, এগুলো সঙ্গে সঙ্গে ধরা পড়ে না। ধরা পড়ে মাস শেষে, বা বছর শেষে, বা যেদিন কাস্টমার প্রশ্ন করেন — তখন ঠিক করা অনেক কঠিন।

কাস্টমারের নাম আর পণ্যের নাম একবার ঠিকভাবে তোলা থাকলে প্রতিবার লিখতে হয় না, বেছে নিতে হয়। এতে বানানের গরমিল থাকে না, আর যোগ-বিয়োগ নিজে থেকেই হয় বলে অঙ্কের ভুলও থাকে না।

৫. একাধিক মালিকের ব্যবসায় সন্দেহ

দুই বা তিন ভাই, বা কয়েকজন অংশীদার মিলে ব্যবসা — এখানে হিসাবের ভুল শুধু টাকার ক্ষতি নয়, সম্পর্কের ক্ষতি।

সমস্যাটা সাধারণত অসততা নয়, অস্পষ্টতা। একজন অংশীদার দোকানে বেশি সময় দেন, তাই তিনি বেশি জানেন। আরেকজন মাসে দুইবার আসেন এবং যা শোনেন তা-ই জানেন। এই ফারাক থেকে সন্দেহ তৈরি হয়, এবং সন্দেহ একবার তৈরি হলে হিসাব ঠিক থাকলেও সেটা যায় না।

হিসাব যদি এমন জায়গায় থাকে যেখানে সব অংশীদার নিজের ফোন থেকে দেখতে পারেন, তখন কাউকে কিছু জিজ্ঞেস করতে হয় না। যিনি দোকানে বসেন আর যিনি বসেন না — দুজন একই সংখ্যা দেখেন। এতে কেবল ঝগড়া কমে না, সিদ্ধান্তও দ্রুত হয়।

৬. আপনার নিজের সময়

সবচেয়ে কম আলোচিত সমস্যা, অথচ বেশিরভাগ ব্যবসায়ীর জন্য এটাই আসল।

মালিক দোকান বন্ধ করার পরেও থাকেন — খাতা মেলাতে, বাকির হিসাব দেখতে, কাল কী কিনতে হবে ঠিক করতে। মাসের শেষে দুই-তিন দিন যায় শুধু হিসাব মেলাতে। বছর শেষে আরও বেশি।

এই সময়টা ব্যবসা বাড়ায় না। এটা শুধু ব্যবসাকে যেখানে আছে সেখানে ধরে রাখে।

হিসাব ঠিকভাবে তোলা থাকলে মাস শেষের কাজটা রিপোর্ট খোলার সমান হয়ে যায়। যে সময়টা বাঁচে সেটা নতুন কাস্টমার ধরায় দিতে পারেন, বা পরিবারকে দিতে পারেন। দ্বিতীয়টার হিসাব কোনো খাতায় ওঠে না, কিন্তু সেটাই বেশিরভাগ মানুষের কাছে বেশি দামি।

কখন বদলানোর সময় হয়েছে বুঝবেন

একটা সহজ পরীক্ষা আছে। এই তিনটা প্রশ্নের উত্তর যদি এই মুহূর্তে দুই মিনিটে দিতে না পারেন, তাহলে পদ্ধতি আপনার ব্যবসার আকার ছাড়িয়ে গেছে:

• এই মুহূর্তে মোট কত টাকা বাকি পড়ে আছে, আর তার মধ্যে কতটা তিন মাসের বেশি পুরনো?
• গত মাসে সবচেয়ে বেশি লাভ কোন পণ্য থেকে এসেছে?
• গুদামে এখন কত টাকার মাল আটকে আছে?

সংক্ষেপে

খাতা ভুল নয়, খাতার একটা সীমা আছে। স্টক, ক্যাশ, বাকি পাওনা, লেখার ভুল, অংশীদারদের হিসাব আর আপনার নিজের সময় — এই ছয় জায়গায় সীমাটা সবার আগে ধরা পড়ে।

আমাদের সফটওয়্যার ক্যালভেন্টরি এই ছয়টা মাথায় রেখেই বানানো — বাংলায়, পাইকারি ব্যবসার জন্য, ৩১টি রিপোর্ট সহ, কম্পিউটার আর অ্যান্ড্রয়েড ফোন দুটোতেই চলে। ১৩০-এর বেশি ব্যবসা এখন আমাদের বানানো কিছু না কিছু ব্যবহার করছে। কোন কোন রিপোর্ট আসলে কাজে লাগে সেটা আমাদের ব্লগে আলাদা করে লেখা আছে।

আপনার ব্যবসার এখনকার পদ্ধতিতে কোথায় আটকাচ্ছে সেটা নিয়ে কথা বলতে চাইলে 01717238363 নম্বরে ফোন করুন, অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে দেওয়া আছে।