Blog

বাকিতে বিক্রি পাইকারি ব্যবসার স্বাভাবিক নিয়ম, সমস্যা সেখানে নয়। সমস্যা হলো বাকি টাকা যত দিন বসে থাকে, তত দিন সেটি আর ব্যবসার টাকা থাকে না — খাতায় থাকে, কাজে লাগে না। ওই টাকায় মাল কেনা যেত, সেই মাল বিক্রি হয়ে আবার লাভ আসত। বছরে যে টাকা পাঁচবার ঘোরার কথা, সেটি তিনবার ঘুরলে ক্ষতিটা সুদের হিসাবে ধরা পড়ে না — ধরা পড়ে না-হওয়া বিক্রিতে। আর বাকির বয়স যত বাড়ে, আদায়ের সম্ভাবনা তত কমে। এই দুটোই আসল ক্ষতি, এবং দুটোর একটিও মাসের শেষে ক্যাশ মিলিয়ে দেখা যায় না।

বাকি খারাপ নয়, বাকির বয়স না জানাটা খারাপ

"আমাদের মোট বাকি বারো লাখ" — এই বাক্যটি শুনতে হিসাবের মতো, কিন্তু এতে সিদ্ধান্ত নেওয়ার মতো কিছু নেই।

বারো লাখ যদি চল্লিশজন নিয়মিত ক্রেতার কাছে থাকে এবং প্রায় সবাই তিন-চার সপ্তাহের মধ্যে শোধ করেন, সেটি সুস্থ ব্যবসা। একই বারো লাখের ছয় লাখ যদি পাঁচজনের কাছে থাকে এবং তাঁদের কারও কাছ থেকে সাত মাসে এক টাকাও না আসে, সেটি সম্পূর্ণ অন্য জিনিস। সংখ্যা এক, অবস্থা আলাদা — পার্থক্যটা বয়সের।

বয়স মাপার নিয়মটা সহজ, এবং এটি মনে রাখার মতো: যে বিক্রিগুলোর টাকা এখনো আসেনি, তার মধ্যে সবচেয়ে পুরোনোটির তারিখ থেকে আজ পর্যন্ত কত দিন — সেটিই ওই পার্টির বাকির বয়স। শেষ কবে টাকা দিয়েছেন, সেটি নয়। কেউ প্রতি মাসে কিছু কিছু দিয়ে যেতে পারেন অথচ আট মাস আগের চালানটা অপরিশোধিত পড়ে থাকতে পারে — শেষ পেমেন্টের তারিখ দেখলে ওই পার্টিকে নিয়মিত মনে হবে।

খাতা বা এক্সেলে এই হিসাব রাখা যায়, কিন্তু হাতে করতে গেলে সময় লাগে বলে কেউ প্রতি সপ্তাহে করেন না। আর যে হিসাব প্রতি সপ্তাহে দেখা হয় না, সেটি সিদ্ধান্তে কোনো প্রভাব ফেলে না।

চারটি ক্ষতি, যার তিনটি চোখে পড়ে না

টাকার ঘূর্ণন কমে যায়। এটিই সবচেয়ে বড় এবং সবচেয়ে অদৃশ্য ক্ষতি। ধরুন আপনার ব্যবসায় টাকা বছরে পাঁচবার ঘোরে — কিনলেন, বিক্রি করলেন, টাকা এল, আবার কিনলেন। প্রতিবার ঘোরায় যদি দশ শতাংশ লাভ থাকে, পাঁচবারে পঞ্চাশ। বাকি আদায় দেরি হওয়ায় সেটি যদি তিনবারে নেমে আসে, লাভ হয় ত্রিশ। কোথাও কোনো ভুল হিসাব নেই, কোনো মাল নষ্ট হয়নি, তবু বিশ শতাংশ চলে গেছে।

নতুন মাল কেনার সুযোগ হাতছাড়া হয়। মৌসুমের আগে দাম কম থাকতে মাল তুলতে পারলে যে লাভ, টাকা আটকে থাকলে সেটি অন্য কেউ নেয়।

ধার করতে হয়। নিজের টাকা বাইরে বসে আছে বলে ব্যাংক বা পরিবার থেকে টাকা এনে ব্যবসা চালাতে হয়। অর্থাৎ যাকে বাকিতে মাল দিয়েছেন তাঁর সুদটা আপনি গুনছেন।

আদায়ের নিজস্ব খরচ আছে। ফোন, যাতায়াত, লোকের সময় — এবং সবচেয়ে দামি জিনিসটি হলো সম্পর্কের ক্ষয়। যে পার্টিকে সাতবার ফোন করতে হয়েছে, তাঁর সঙ্গে দাম নিয়ে আলোচনা করা কঠিন হয়ে যায়।

এর বাইরে যেটা থাকে সেটি ক্ষতি নয়, সেটি ক্ষতির শেষ ধাপ — বাকি একেবারে না আসা। এবং সেটি হঠাৎ হয় না, বয়স বাড়তে বাড়তে হয়।

যে একটি সংখ্যা প্রতি মাসে দেখা উচিত

বিক্রি বাড়ছে না কমছে — এটি সবাই দেখেন। কিন্তু বাকি বাড়ছে না কমছে, সেটি বোঝার জন্য একটিমাত্র হিসাব লাগে:

ওই মাসের নিট বিক্রি বাদ ওই মাসের নিট আদায়।

সংখ্যাটি ধনাত্মক মানে ওই মাসে আপনি যত বিক্রি করেছেন, তার চেয়ে কম টাকা তুলেছেন — অর্থাৎ বাকি বেড়েছে। এক মাসে এমন হতেই পারে, স্বাভাবিক। কিন্তু পরপর তিন-চার মাস ধনাত্মক থাকলে ব্যবসা বাড়ছে না, বাকি বাড়ছে — বিক্রির অঙ্ক দেখে যেটা ঠিক উল্টো মনে হবে।

মাসভিত্তিক এই তুলনাটা টানা রাখলে আরেকটা জিনিস চোখে পড়ে: আদায় সাধারণত মাসের কোন দিকে হয়। বেশিরভাগ ব্যবসায় দেখা যায় মাসের প্রথম দশ দিনে বেশি আসে। জানা থাকলে আদায়ের চাপটা সেই সময়েই দেওয়া যায়।

কাকে আগে ফোন করবেন

সবার কাছে সমান তাগাদা দেওয়ার চেষ্টা করলে কারও কাছেই ঠিকমতো দেওয়া হয় না। তালিকা তিন ভাগে ভাগ করুন।

এক — বড় অঙ্ক, বেশি বয়স। টাকার পরিমাণ আর বয়স, দুটোই বেশি। এখানেই সবচেয়ে বেশি ঝুঁকি, তাই দিনের প্রথম ফোনগুলো এখানে।

দুই — যিনি হঠাৎ চুপ হয়ে গেছেন। এটি সাধারণত কেউ খেয়াল করেন না, অথচ সবচেয়ে আগের সতর্কবার্তা এটাই। প্রত্যেক নিয়মিত ক্রেতার একটা নিজস্ব অভ্যাস থাকে — কেউ দশ দিন পর পর মাল নেন, কেউ মাসে একবার। যিনি দশ দিন পর পর নেন, তিনি পঁচিশ দিন চুপ থাকলে কিছু একটা ঘটেছে: হয় অন্য জায়গা থেকে নিচ্ছেন, নয়তো টাকার টান পড়েছে। দ্বিতীয়টি হলে সেটি আপনার বাকির খবর, এবং তখন জানা আর ছয় মাস পরে জানার মধ্যে অনেক পার্থক্য। এখানে গুরুত্বপূর্ণ কথাটি হলো, "চুপ" মানে সবার জন্য এক নয় — যে মাসে মাসে নেন তাঁর তিন সপ্তাহ চুপ থাকা স্বাভাবিক। প্রত্যেকের হিসাব তাঁর নিজের অভ্যাস ধরে হওয়া উচিত।

তিন — বাকি ছোট, বয়সও কম। এখানে ফোন নয়, মাসিক স্টেটমেন্টই যথেষ্ট।

আদায় কারও স্মৃতির উপর ছেড়ে রাখবেন না

বেশিরভাগ ব্যবসায় আদায়ের কাজটা একজন মানুষের মাথার ভিতরে থাকে। তিনি পার্টিদের চেনেন, কে কেমন জানেন, কাকে কখন চাপ দিতে হয় বোঝেন। এটি ভালো — যত দিন তিনি আছেন।

তিনি ছুটিতে গেলে, অসুস্থ হলে বা কাজ ছেড়ে দিলে আদায় থেমে যায়, এবং কী কী কথা হয়েছিল তার কোনো রেকর্ড থাকে না। "সে বলেছিল ঈদের পরে দেবে" — কে বলেছিল, কবে বলেছিল, কত দেবে বলেছিল, সেটি আর যাচাই করা যায় না।

সমাধানটা সফটওয়্যার নয়, সমাধানটা কাগজ: এলাকা বা রুট ধরে আদায়ের একটা তালিকা, যাতে প্রতিটি পার্টির নাম, মোবাইল, ঠিকানা, আগের বাকি ও বর্তমান ব্যালেন্স ছাপা থাকে, আর পাশে লেখার জায়গা থাকে — তারিখ, নগদ কত, চেক হলে ব্যাংক, চেকের তারিখ ও নম্বর, আর মন্তব্য। যিনি আদায়ে যাচ্ছেন তিনি হাতে লিখে আনবেন, ফিরে এসে তোলা হবে।

এতে দুটো জিনিস হয়। কথা দেওয়া-নেওয়ার একটা লিখিত রেকর্ড তৈরি হয়, আর কাজটা ব্যক্তিনির্ভর থাকে না — অন্য কেউ ওই রুটে গেলেও তিনি জানেন কার কাছে কত।

পাঁচটি নিয়ম, যেগুলোয় কোনো খরচ নেই

পরিশোধের তারিখ বিক্রির সময়েই ঠিক হোক, মুখে নয় — চালানে। "সুবিধামতো দেবেন" মানে বাস্তবে তারিখ নেই, আর তারিখ না থাকলে দেরি মাপা যায় না।

প্রতিটি পার্টির একটা সীমা ঠিক করুন, এবং সীমা ছাড়ালে কী হবে সেটিও আগে থেকে বলে রাখুন। সীমা থাকলে "না" বলাটা ব্যক্তিগত থাকে না, নিয়ম হয়ে যায়।

প্রতি মাসে স্টেটমেন্ট পাঠান — চাওয়ার আগেই। হিসাব নিয়ে মতভেদ থাকলে সেটি এক মাসের মাথায় ধরা পড়বে, ছয় মাস পরে নয়। ছয় মাস পরে ধরা পড়া মতভেদ আর মেলানো যায় না, কারণ ততদিনে দুই পক্ষের খাতাই আলাদা গল্প বলে।

আদায় তারিখ ধরে হোক, মেজাজ ধরে নয়। সপ্তাহের একটা নির্দিষ্ট দিন আদায়ের দিন — সেদিন তালিকা বের হবে, ফোন হবে, ফল লেখা হবে।

পুরোনো বাকির ক্ষেত্রে কিস্তি মেনে নিন। যিনি দুই লাখ একসঙ্গে দিতে পারবেন না, তিনি প্রায়ই কিছুই দেন না — কারণ কম দিয়ে ফোন ধরতে অস্বস্তি লাগে। মাসে বিশ হাজারের একটা লিখিত ব্যবস্থা করলে টাকা আসতে শুরু করে এবং সম্পর্কও থাকে।

সবচেয়ে দামি ভুলটি

পুরোনো বাকি শোধ না করেই আবার নতুন মাল নিয়ে যাওয়া — এবং প্রতিবার সেটি মেনে নেওয়া।

ভয়টা বোধগম্য: না দিলে পার্টি অন্য জায়গায় চলে যাবেন। কিন্তু হিসাবটা একবার করে দেখা দরকার। যিনি ন-মাসের পুরোনো বাকি রেখে নতুন মাল নিচ্ছেন, তাঁর কাছে বিক্রি বাড়ছে ঠিকই, কিন্তু আপনার ঝুঁকিও প্রতি চালানে বাড়ছে — এবং তিনি অন্য জায়গায় চলে গেলে যেটুকু হারাবেন, বাকিটা আটকে গেলে তার চেয়ে বেশিই হারাবেন।

এটি আবেগের প্রশ্ন নয়, তথ্যের প্রশ্ন। ওই পার্টির কাছে গত বছরে কত বিক্রি হয়েছে, কত এসেছে, আর কতটা এখনো বাকি — এই তিনটি সংখ্যা সামনে থাকলে সিদ্ধান্তটা নিজে থেকেই পরিষ্কার হয়ে যায়।

আমাদের সফটওয়্যারে এই কাজগুলো কীভাবে হয়

ক্যালভেন্টরি-তে বাকি ও আদায়ের হিসাব আলাদা কোনো বাড়তি অংশ নয়, এটি বিক্রির সঙ্গেই তৈরি হয়ে যায়। যা পাওয়া যায়:

• প্রতি পার্টির ব্যালেন্স ও পূর্ণ স্টেটমেন্ট — শুরু থেকে আজ পর্যন্ত প্রতিটি লেনদেন, আগের বাকিসহ।
• ফলো-আপ তালিকা — কাকে আজ ফোন করা দরকার, এবং কেন। দুটি কারণ আলাদা করে দেখায়: বাকির বয়স বেঁধে দেওয়া সীমা ছাড়িয়ে গেছে, অথবা ক্রেতা তাঁর নিজের কেনার অভ্যাসের তুলনায় অস্বাভাবিক দিন ধরে চুপ। তালিকা সাজানো থাকে জরুরি ক্রম অনুযায়ী, আর মোবাইল থেকে দেখলে নম্বরে চাপ দিলেই ফোন চলে যায়।
• এলাকা বা বিক্রয়কর্মী ধরে বাকির হিসাব, এবং সেই ভাগ ধরেই ছাপার যোগ্য আদায় তালিকা — উপরে পার্টির নাম, মোবাইল, ঠিকানা ও ব্যালেন্স ছাপা, নিচে হাতে লেখার জন্য তারিখ, নগদ, চেক ও মন্তব্যের ঘর।
• মাসভিত্তিক বিক্রি বনাম আদায় — প্রতি মাসের নিট বিক্রি, নিট আদায় এবং দুটির পার্থক্য এক সারিতে।
• সর্বোচ্চ আদায়ের তালিকা — কোন ক্রেতার কাছ থেকে কত এল, নগদে কত ও ব্যাংকে কত।

সফটওয়্যারটি পুরোপুরি বাংলায়, এবং কম্পিউটারের পাশাপাশি অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ থেকেও চলে — অর্থাৎ আদায়ে বেরিয়ে রাস্তাতেই কারও ব্যালেন্স দেখে নেওয়া যায়।

পরের ধাপ

আপনার ব্যবসায় প্রশ্নটা সহজ: আজ যদি জানতে চান কোন পার্টির বাকির বয়স নব্বই দিনের বেশি, সেটি বের করতে কত সময় লাগবে? উত্তর যদি হয় "খাতা দেখে বলতে হবে", তাহলে বাস্তবে ওটা কেউ দেখে না।

আলাপ শুরু করতে 01717238363 নম্বরে ফোন করুন, অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। খরচ, পুরোনো হিসাব স্থানান্তর ও সহায়তা নিয়ে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে আছে।

একটি পাইকারি ব্যবসায় আর কোন কোন হিসাব হাতের কাছে থাকা দরকার — বাকি ও আদায় সেখানকার পাঁচটি প্রশ্নের একটি মাত্র — তার পুরো তালিকা আমাদের ব্লগের আলাদা লেখায় আছে।