Blog

পাইকারি ব্যবসায় দিনের হিসাব মেলানো আর ব্যবসার অবস্থা বোঝা এক জিনিস নয়। ক্যাশ মিলে গেলেও আপনি জানতে পারেন না কার কাছে কত বাকি বসে আছে, কোন মাল ছয় মাস ধরে নড়ছে না, কিংবা যে পণ্যটা সবচেয়ে বেশি বিক্রি হয় সেটাতে আদৌ লাভ আছে কিনা। নিচে পাঁচটি প্রশ্ন সাজানো আছে যেগুলোর উত্তর যেকোনো পাইকারি ব্যবসার যেকোনো দিন হাতের কাছে থাকা উচিত — আর প্রতিটি প্রশ্নের পাশে কোন ধরনের রিপোর্ট সেটির উত্তর দেয়।

১. আজ টাকা কত এল, আর কোথায় গেল

এটি সবচেয়ে মৌলিক প্রশ্ন এবং সবচেয়ে বেশি অবহেলিত, কারণ বেশিরভাগ ব্যবসায় দিন শেষে ক্যাশ বাক্স মিলিয়েই কাজ শেষ ধরা হয়।

যা লাগে: দৈনিক ক্যাশ রিপোর্ট, নগদ ও ব্যাংক সারসংক্ষেপ, ব্যাংক সারসংক্ষেপ, এবং সব ধরনের ভাউচার এক জায়গায় দেখার সুবিধা।

কেন লাগে: বাক্সের টাকা আর হিসাবের টাকা আলাদা জিনিস। বাকিতে বিক্রি হলে বিক্রি বেড়েছে কিন্তু টাকা আসেনি; আগের বাকি আদায় হলে টাকা এসেছে কিন্তু আজ বিক্রি হয়নি। এই দুটোকে আলাদা করে না দেখলে ভালো দিন আর খারাপ দিনের পার্থক্য বোঝা যায় না।

২. কার কাছে কত বাকি, আর কোনটা আটকে গেছে

পাইকারি ব্যবসায় সবচেয়ে বড় টাকা আটকে থাকে এখানেই। বাংলাদেশে পাইকারি বিক্রি মানেই বাকিতে বিক্রি, এবং বাকির হিসাব যত অস্পষ্ট, ব্যবসা তত ঝুঁকিতে।

যা লাগে: প্রতি পার্টির ব্যালেন্স, কে কত দিল ও কত বাকি রইল, গ্রুপভিত্তিক বাকির হিসাব (এলাকা বা বিক্রয়কর্মী ধরে), ফলো-আপ তালিকা, সর্বোচ্চ আদায়ের তালিকা, মাসভিত্তিক ব্যালেন্স, এবং প্রতিটি পার্টির পূর্ণ স্টেটমেন্ট — শুরু থেকে আজ পর্যন্ত প্রতিটি লেনদেন।

কেন লাগে: "মোট বাকি কত" — এই একটিমাত্র সংখ্যা জানা যথেষ্ট নয়। দশ লাখ টাকা বাকি যদি ত্রিশজন নিয়মিত ক্রেতার কাছে থাকে, সেটি স্বাভাবিক ব্যবসা। একই দশ লাখ যদি তিনজনের কাছে থাকে এবং তাঁদের কেউ আট মাস ধরে কিছু দেননি, সেটি সমস্যা। পুরোনো হওয়ার হিসাব ছাড়া বাকির অঙ্ক নিজে থেকে কিছুই বলে না।

আরেকটি কথা: ফলো-আপ তালিকা থাকলে আদায়ের কাজটা কারও স্মৃতির উপর নির্ভর করে না। যে লোকটি পার্টিগুলো চেনেন তিনি ছুটিতে গেলে বা কাজ ছেড়ে দিলে আদায় থেমে যাওয়ার কথা নয়।

৩. কোন মাল বসে আছে, আর কোনটা ফুরিয়ে যাচ্ছে

গুদামের মাল হলো তাক-এ সাজিয়ে রাখা টাকা। যে মাল নড়ে না, সেটি টাকা নয় — সেটি খরচ, এবং সেটি প্রতি মাসে জায়গা ও সুদ খায়।

যা লাগে: স্টক রিপোর্ট ও পণ্যভিত্তিক আইটেম রিপোর্ট, স্টক বনাম বিক্রি তুলনা, রি-অর্ডার তালিকা, নেগেটিভ স্টক সতর্কতা, ফেরত পণ্যের হিসাব, এবং প্যাকেজ বা খোলা অবস্থায় থাকা মালের আলাদা হিসাব।

কেন লাগে: স্টক বনাম বিক্রি তুলনাটাই মৃত মাল চেনার সবচেয়ে সরাসরি উপায় — গুদামে পড়ে আছে অনেক, অথচ গত তিন মাসে বিক্রি নেই বললেই চলে। উল্টো দিকে রি-অর্ডার তালিকা বলে দেয় কোন পণ্য ফুরিয়ে আসছে, যেন সবচেয়ে চলতি মালটাই ঠিক ঈদের আগে শেষ না হয়ে যায়।

নেগেটিভ স্টক আলাদা করে বলার মতো। খাতায় যদি দেখায় মাইনাস সাতটি, তার মানে বাস্তবে মাল আছে কিন্তু কোথাও একটি এন্ট্রি বাদ পড়েছে — সাধারণত কেনার এন্ট্রি। এটি স্টকের ভুল নয়, এটি হিসাবের ফাঁক, এবং যত তাড়াতাড়ি ধরা পড়ে তত ভালো।

৪. আসলে লাভ কোথায়

সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পণ্য আর সবচেয়ে বেশি লাভ দেওয়া পণ্য প্রায়ই এক নয়। বহু ব্যবসা বছরের পর বছর এমন পণ্য টেনে যায় যেটি টার্নওভার বাড়ায় কিন্তু লাভ প্রায় কিছুই দেয় না।

যা লাগে: মার্জিন সহ বিক্রয় রিপোর্ট, সর্বাধিক বিক্রীত পণ্য, সেরা ক্রেতা, ক্রেতাভিত্তিক বিক্রয় ও পারফরম্যান্স রিপোর্ট, এবং অপূর্ণ অর্ডারের তালিকা।

কেন লাগে: ক্রেতাভিত্তিক লাভের হিসাব প্রায়ই অস্বস্তিকর সত্য বের করে আনে — যে ক্রেতা সবচেয়ে বেশি কেনেন, তিনি হয়তো সবচেয়ে বেশি দর কষান, সবচেয়ে দেরিতে টাকা দেন এবং সবচেয়ে বেশি মাল ফেরত দেন। সংখ্যায় না দেখলে এটি কেবল একটা অনুভূতি হয়ে থাকে, আর অনুভূতি নিয়ে দাম নিয়ে আলোচনা করা যায় না।

৫. বছর শেষে ব্যবসার অবস্থা কী

যা লাগে: ব্যালেন্স শিট এবং আয়-ব্যয় বিবরণী।

কেন লাগে: ব্যাংক ঋণ, অংশীদারদের হিসাব, কিংবা ব্যবসা বাড়ানোর সিদ্ধান্ত — সব ক্ষেত্রেই এই দুটি কাগজ লাগে। বছর শেষে হিসাবরক্ষককে দিয়ে বানিয়ে নেওয়া আর যেকোনো দিন খুলে দেখতে পারা এক জিনিস নয়। দ্বিতীয়টি থাকলে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় সংখ্যা হাতে থাকে, সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে নয়।

রিপোর্ট বেশি হলে কি বেশি ভালো

না। রিপোর্টের সংখ্যা নিজে থেকে কোনো গুণ নয় — কাজে লাগে এমন রিপোর্ট থাকাটাই গুণ। উপরের পাঁচটি প্রশ্নের উত্তর যদি আপনার এখনকার ব্যবস্থায় পাওয়া যায়, তাহলে ব্যবস্থাটা কাজ করছে, সেটি খাতা হোক বা এক্সেল।

সমস্যা শুরু হয় তখনই, যখন উত্তরটা "বের করা যাবে, একটু সময় লাগবে" — কারণ সময় লাগলে কেউ বের করে না। যে হিসাব প্রতিদিন দেখা হয় না, সেটি সিদ্ধান্তে কোনো প্রভাব ফেলে না।

আমাদের সফটওয়্যারে কী আছে

ক্যালভেন্টরি-তে ৩১টি তৈরি রিপোর্ট আছে, এবং সেগুলো উপরের পাঁচটি ভাগেই পড়ে — নগদ ও ব্যাংক, বাকি ও আদায়, স্টক, বিক্রি ও মার্জিন, এবং ব্যালেন্স শিট ও আয়-ব্যয় বিবরণী। রিপোর্টগুলো এক্সেলে নেওয়া যায়, একাধিক শাখা থাকলে শাখাভিত্তিক আলাদা করে দেখা যায়, এবং কম্পিউটারের পাশাপাশি অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ থেকেও দেখা যায় — অর্থাৎ দোকানে না থাকলেও দিনের অবস্থা দেখা যায়।

সফটওয়্যারটি পুরোপুরি বাংলায়। কারণটি ব্যবহারিক: বিকেলবেলা যিনি বিক্রির এন্ট্রি দেন, তিনি সাধারণত ইংরেজির চেয়ে বাংলায় বেশি স্বচ্ছন্দ, আর এই ব্যবধানটা অভিযোগ আকারে আসার অনেক আগেই ভুল এন্ট্রি হিসেবে দেখা দেয়।

পরের ধাপ

আপনার ব্যবসায় এই পাঁচটি প্রশ্নের কোনটির উত্তর এখন সবচেয়ে কঠিন — সেটা নিয়েই আলাপ শুরু করা সবচেয়ে ভালো। 01717238363 নম্বরে ফোন করুন অথবা আমাদের বার্তা পাঠান। খরচ, ডেটা স্থানান্তর ও সহায়তা নিয়ে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর এখানে আছে, আর অন্যান্য লেখা ব্লগে।